Arkiston digitointi

Arkiston digitointi on ympäristöystävällinen keino saada kaikki organisaation paperitieto tehokkaaseen käyttöön. Digitointi parantaa tiedon saatavuutta ja tietoturvallisuutta sekä säästää kustannuksia ja yrityksen kalliita neliöitä.

Kolme yleisintä syytä arkiston digitointiin:

1. Tietoturva

  • Arkistot ja mapit saattavat sijaita sellaisessa paikassa, joka altistaa arkiston erilaisille vaaratekijöille (esim. tuhoutumisvaara tulipalon tai vesivahingon sattuessa). Fyysisen arkiston valvonta asiattomilta on hankalaa.
  • Arkiston Digitoinnin jälkeen tieto on saatavilla vain niille henkilöille, joille organisaatio on määritellyt pääsyn digitaalisen arkistoon.

2. Löydettävyys

  • Fyysisessä arkistossa tiedon etsiminen on työlästä. Tiedon hakeminen arkistosta on aikaa vievää ja arkiston kaivaminen lisää riskiä kadottaa tärkeitä dokumentteja.

Arkistoissa ja mapeissa on tärkeitä dokumentteja, jotka usein skannataan ja lähetetään eteenpäin. (HUOM! Myös tietoturvariski)

3. Tilantarve

  • Arkisto vie kalliita toimistoneliöitä. Arkiston digitoinnin jälkeen arvokkaat toimistoneliöt voidaan ottaa tehokkaaseen käyttöön.

Prosessi:

  • Liiketoiminnan kriittinen tieto määritellään ennen varsinaisen arkiston digitoinnin aloittamista.
  • Yleensä Arkisto siirretään digitointikeskukseemme. Digitointi voidaan myös suorittaa asiakaan tiloissa.
  • Arkisto skannataan digitaalisen muotoon. Tarvittaessa skannatun materiaalin laatua parannetaan. Laadunvalvonta suoritetaan koneellisesti sekä visuaalisesti. Dokumentteihin lisätään metatiedot, jonka jälkeen asiakirjat tallennetaan määriteltyyn muotoon. Tieto tallennetaan asiakkaan määrittämään paikkaan.
  • Digitoinnin jälkeen paperiarkisto tuhotaan tietoturvallisesti tai mapitetaan takaisin ja palautetaan. Arkisto voidaan myös varastoida.